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업무노트

메일 잘 쓰는 법... 논점이 명확한 업무 메일 논리적으로 작성하기

by 박 책임 2022. 7. 25.
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일을 잘 하기 위해서는 메일을 잘 써야 한다. 모든 업무는 메일에서 시작되기 때문이다.

그런데, 어떡해야 메일을 잘 쓸 수 있을까?

메일에 논점을 명확하게 밝히면 된다. 논점이 명확한 메일은 논리적으로 작성된 메일을 뜻한다.

© hostreviews

◆ 메일 잘 쓰는 법

일본 최대 컨설팅 그룹 HR인스티튜트는 책 '로지컬씽킹의 기술'에서 메일을 잘 쓰는 방법에 대해 설명했다. 그 내용은 다음과 같다.

잘 쓴 메일이란 하고 싶은 말이 명확한 메일이다.

메일을 잘 쓰기 위해서는 ①논점이 분명하고 ②내용이 주제에 맞게 구분되어 있으며 ③문장이 짧고 간결해야 한다.

잘 쓰지 못한 메일이란 하고 싶은 말이 불명확한 메일이다.

잘 쓰지 못한 메일은 ①논점이 불분명하고 ②내용이 뒤죽박죽이며 ③문장이 길고 지저분하다는 특징이 있다.

먼저 잘 쓰지 못한 메일의 예시를 살펴보자.

▼ 잘 쓰지 못한 메일

지난번 건 관련



○○○님

지난번 미팅에 참석해 주셔서 감사합니다.

여러 가지로 많은 이야기를 나눈 가운데, 재료를 줄임으로써 비용을 절감할 수 있다는 점과 품질관리가 중요하고, 그에 만전을 기하기 위한 체제가 요구되고 있다는 점을 알았습니다.

또 마지막에 말씀해 주셨습니다만, 고객을 기다리게 하지 않기 위해서도 납품까지의 속도도 중요시하고 계시다는 것이었습니다.

본사는 이러한 점을 모두 만족시킬 수 있다고 생각됩니다.

계속해서 검토해 주시기를 부탁드립니다.

이 메일을 읽고 나면 '그래서 무슨 말을 하고 싶은 걸까?'라는 생각이 든다. 따라서 이 메일은 잘 쓰지 못한 메일이다.

무엇이 문제인지 한 가지씩 살펴보자.

일단 제목이 모호하다. 수신자는 메일의 제목을 보고 '지난번 건이 뭐였지?'라는 생각할 가능성이 높다.

본문에 '여러 가지', '많은' 등 애매한 단어를 사용하고 있다. 정확하게 몇 개인지 파악하기 어렵다. 즉 하나마나한 소리다.

가장 심각한 문제는 제각각의 이야기가 병렬적으로 구성되어 있다는 점이다. 수신자는 메일의 요지를 파악하기가 사실상 불가능해 보인다.

그럼, 이번에는 잘 쓴 메일의 예시를 살펴보자.

▼ 잘 쓴 메일

상품 선정 기준에 대한 건

○○○님

지난번 미팅에 참석해 주셔서 감사합니다.

귀사가 상품의 선정에서 중요시하고 있는 점은 아래와 같이 3가지로 정리할 수 있습니다.

1. 저비용 : 재료의 경감을 기대

2. 품질관리 : 만전을 기하기 위한 체제 구축

3. 납품 속도 : 고객을 기다리게 하지 않음

상기 3가지 점에 대해 본사는 모두 부응할 수 있다는 점을 말씀드립니다. 계속해서 검토해 주시기를 부탁드립니다.


이 메일을 읽어보면 논점이 명확하다는 느낌을 받는다. 메일을 잘 썼기 때문이다.

제목부터 분명하다. 수신자는 제목만 읽고도 '상품 선정 기준에 대한 이야기를 하려나보군'이라고 생각하게 된다.

숫자를 사용해 분명하게 표현하고 있으며, 내용을 주제에 맞게 구분하고 있다. 따라서 수신자는 메일의 논점이 명확하게 파악할 수 있다.

메일을 잘 써야 일을 잘 할 수 있다. 잘 쓴 메일이란 논점이 명확한 메일이다. 메일의 논점을 명확하게 하기 위해서는, 논리적으로 작성해야 한다.

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